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Você aceitaria fazer algum exame ou terapia hospitalar se desconfiasse que o profissional, médico ou enfermeiro, que está operando um determinado equipamento não recebeu o treinamento para utilizar aquela tecnologia?

Parece algo como pegar um taxi cujo motorista ainda está aprendendo a dirigir.

Mas quando ampliamos ou construímos um novo Hospital, treinar adequadamente toda a equipe para operação dos diversos equipamentos é uma difícil tarefa. Neste post apresentamos 04 boas práticas que utilizamos aqui na Equipacare e que ajudam bastante neste desafio.

 

O desafio

Imagine que você está ampliando ou construindo seu hospital, e precisará treinar 200, 300… 600 pessoas na operação de centenas de equipamentos que foram adquiridos.

Aliás, quando se trata de um novo hospital, estamos falando de no mínimo 300 tipos de equipamentos, cada qual com suas características, funcionalidades e opcionais.

E para piorar, já considere que você terá menos de 02 meses para realizar todos estes treinamentos, pois dificilmente a administração irá contratar toda esta equipe com uma antecedência maior que esta, pela inviabilidade de arcar com uma folha de pagamento milionária sem que esteja nas vésperas da inauguração.

Não bastasse o amplo escopo e escasso tempo, esta equipe também deverá receber treinamento de atendimento, sistemas, protocolos, etc, e há agendas de médicos e enfermeiros que precisam ser conciliadas (sendo que o ideal seria realizar treinamentos separados entre médicos e enfermeiros para que fiquem mais a vontade para tirar suas dúvidas).

Sim, é mesmo um grande desafio! Mas há 04 ferramentas que ajudam muito. Vamos apresentar cada uma delas abaixo:

 

1) Plano de treinamento

A primeira tarefa é elaborar o Plano de Treinamento em uma planilha que deve conter minimamente as seguintes informações:

  • Quais treinamentos (tipos de equipamentos)
  • Quais empresas e profissionais ministrarão os treinamentos
  • Quais equipes (setores) receberão cada treinamento
  • Data e horário de cada treinamento para cada equipe
  • Local onde será realizado cada treinamento

Aconselhamos que este plano seja feito em conjunto com a coordenadoria / chefia de enfermagem, que ajudará a reservar agenda das equipes dos setores enquanto a engenharia clínica programa com os fornecedores as datas disponíveis para aplicação.

O difícil aqui é conseguir expor e relacionar de forma organizada todas estas informações em uma única planilha.

Conseguimos desenvolver aqui na Equipacare um modelo de tabela para Plano de Treinamentos que consideramos bastante satisfatório (imagem abaixo).

Estamos disponibilizando este modelo de documento para quem quiser baixar. O link está logo ao final deste post.

 

VEJA TAMBÉM: Como ser um “ninja” na aquisição de equipamentos

 

2) Formulários de apoio

Em uma situação em que vários treinamentos de operação estão sendo ministrados pelos fornecedores em um curto espaço de tempo, tal como acontece na implantação de um novo hospital, é preciso garantir que algumas informações de primeira importância estejam sendo abordadas e registradas para consulta futura.

Para isto utilizamos na engenharia clínica um formulário de apoio ao treinamento, onde registramos informações como:

a) Conservação e limpeza:

  • Procedimentos de lubrificação
  • Procedimentos de limpeza
  • Que produtos utilizar
  • Outros cuidados indicados para conservação

b) Preventiva e inspeção:

  • Indicação sobre a periodicidade de preventiva
  • Relacionar os principais itens de checagem e inspeção
  • Recomendação sobre calibração

 c) Corretiva e primeiro atendimento

  • Listar os problemas / falhas mais comuns sob condições normais de uso
  • Listar os problemas / falhas relacionadas ao mau uso
  • Orientações para primeiro atendimento destes problemas listados

 

É preciso aproveitar ao máximo a presença dos treinadores e especialistas das empresas. Então, o formulário acaba servindo como um check-list para não esquecermos de perguntar e registrar essas coisas importantes, ajudando assim a enriquecer o tempo de treinamento.

Este formulário deve ser anexado aos demais registros do treinamento e uma cópia deve ficar disponível na pasta do equipamento na engenharia clínica para consultas futuras.

Estamos disponibilizando este modelo de documento para quem quiser baixar. O link está logo ao final deste post.

 

3) Registro de presença

O registro de todos os treinamentos através de Lista de Presença é uma exigência frequente vinda do Setor de Qualidade ou do Comitê de Educação Continuada do Hospital.

Esta requisição está relacionada com os processos de certificação em qualidade (acreditação), mas antes de tudo é também uma evidência legal em caso de algum problema / evento adverso envolvendo erro operacional.

Imagine que um enfermeiro, por exemplo, realiza uma configuração de forma errada em um dado equipamento médico e por consequência acaba causando um dano no paciente.

Caso este enfermeiro queira por a culpa no Hospital alegando que não recebeu o treinamento de operação do equipamento (crime de imperícia) será a lista de presença a primeira evidência para comprovar que houve sim treinamento antes de liberar o uso do aparelho.

Segue um exemplo de lista de presença que utilizamos aqui na Equipacare:

A lista de presença é um documento simples, mas veja que deve conter minimamente:

  • Título do treinamento
  • Nome do instrutor e empresa que pertence
  • Local, data e hora
  • Nome dos participantes e registro (número do crachá)
  • Setor dos participantes
  • Assinatura dos participantes

Estamos disponibilizando este modelo de documento para quem quiser baixar. O link está logo ao final deste post.

4) Avaliação pós treinamento

Ainda com o mesmo intuito de registrar as atividades de treinamento para efeito de controle de qualidade e evidência legal, somamos à lista de presença um Formulário de Avaliação de Treinamento.

Enquanto a lista de presença registra que foi realizado o treinamento, o formulário de avaliação registra a satisfação sobre este mesmo treinamento. Mas é importante que se tenha um sistema de avaliação rápida, como o proposto abaixo em que se utiliza as “carinhas” da feliz à triste.

Caso os profissionais que receberam o treinamento tenham ficado insatisfeitos esta avaliação ajudará a engenharia clínica à pleitear junto ao fornecedor que seja realizado novo treinamento sem custo. Em nossa experiência, nenhuma empresa se negou a repetir o treinamento quando comprovado que o primeiro não foi bom.

Perceba ainda que, numa situação similar à do exemplo que demos sobre enfermeiro que causou dano em paciente por não saber utilizar de forma correta um equipamento e depois culpou o hospital por não ter tido o devido treinamento, esta alegação perde força caso este mesmo profissional tenha registrado que ficou satisfeito com o treinamento no formulário de avaliação.

Estamos disponibilizando este modelo de documento para quem quiser baixar. O link está logo ao final deste post.

Considerações finais e dicas:

Todas as 04 boas práticas apresentadas acima devem ser consolidadas em um procedimento operacional padrão do Hospital (POP) e poderão ser aplicadas tanto nas situações de ampliação / implantação de novos setores hospitalares quanto em treinamentos avulsos.

Na situação de implantação de um novo hospital, a verdade é que mesmo com  a aplicação de todas estas boas práticas dificilmente se consegue atingir o ideal com o pouco tempo que nos é disponibilizado para treinamento. Na introdução deste post descrevemos o cenário real: ter menos de 02 meses para treinar 600 profissionais em mais de 200 tipos de equipamentos.

Então, acrescentamos 03 dicas extras para quem estiver nesta missão de implantar um novo hospital ou envolvido em uma grande ampliação:

a) Em todas as compras de equipamentos negocie com os fornecedores para que o treinamento tenha duas etapas, sendo a primeira etapa anterior à inauguração para uma primeira capacitação dos profissionais antes do uso, e uma segunda etapa do treinamento uns 30 dias depois, com foco em tirar dúvidas remanescentes que só aparecem com o uso. Por exemplo, você pode negociar o treinamento do tomógrafo em 5+2 dias (5 dias antes da inauguração e 2 dias um mês depois da inauguração); Pode negociar o treinamento das mesas cirúrgicas em 2+1 dias (2 dias antes da inauguração e 1 dia um mês depois). Quanto mais complexo o equipamento mais dias são necessários.

b) Procure definir com a diretoria/administração quem serão os supervisores dos novos setores hospitalares, pois estes são os multiplicadores naturais dos treinamentos. Tendo definidos os multiplicadores você pode buscar que os mesmos estejam disponíveis com maior antecedência para receber um melhor treinamento e pode envolve-los na elaboração do Plano de Treinamentos. Assim eles também terão o contato direto de todos os treinadores das empresas fornecedoras e terão melhor condição de monitorar as dúvidas da equipe de seus setores tirando eventuais dúvidas diretamente com os treinadores.

c) É papel da engenharia clínica implantar e medir o indicador de número de erros de operação como uma das causas raiz de chamados de manutenção. Um maior número de erros de operação sobre um dado tipo de equipamento significa necessidade de agir rápido com novos treinamentos.

Acho que por hoje é isso pessoal, espero que estas dicas sejam úteis para vocês. Qualquer sugestão é só postar o comentário aqui no Blog que a gente responde assim que possível.

Abraço.

 

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