Plano de Contingência: como criar um em 5 passos

Problemas acontecem, correto? Por mais que trabalhemos de forma preventiva, não dá para evitar que alguns imprevistos aconteçam. E é nesse momento que o Plano de Contingência de equipamentos médicos se faz fundamental para minimizar o impacto destas situações inesperadas.

DEFINIÇÃO: Um plano de contingência consiste em um planejamento de alternativas para contornar da forma mais rápida possível eventos inesperados ou circunstâncias remotas indesejáveis na tratativa com os equipamentos médicos.

Em termos práticos, se um equipamento crítico parar, ou se vários deles pararem ao mesmo tempo, ou até mesmo se houver uma sobrecarga de demanda que o hospital não comporte, como no caso da crise de saúde devido ao Coronavirus (COVID-19), o plano de contingências irá guiar as ações para se contornar o problema, prevendo soluções internas e externas à instituição para substituição destes equipamentos ou para conseguir equipamentos extras.

Ps.: No final deste post deixamos um link para acessar um modelo de Plano de Contingência utilizado aqui na Equipacare.

Não dê margem para eventos inesperados, “contorne o azar”

Quem nunca ouviu falar na lei de Murphy? “Se alguma coisa pode dar errado, ela dará”, e ainda há quem diga que Murphy era otimista. Pois bem, o plano de contingência irá te auxiliar a contornar esses eventos inesperados.

O aparelho de anestesia um dia não irá funcionar e provavelmente será fora do horário de expediente da engenharia clínica, e logo antes da operação com aquele cirurgião mais complicado do Hospital. Nestas horas, o ideal é que esteja disponível no setor um plano de alternativas para agir de imediato, mesmo sem alguém da engenharia clínica.

No exemplo acima, do aparelho de anestesia, pode ser que haja disponível um aparelho de backup na sala de guarda de equipamentos, ou ainda pode estar mapeado que o setor de hemodinâmica tenha um aparelho de anestesia para emprestar pro centro cirúrgico.

 E se não tiver nenhum outro equipamento de backup disponível no Hospital? Outro hospital parceiro poderia emprestar? Algum parceiro fornecedor poderia alugar?

Estar preparado para o pior cenário ajudará sua instituição a ser mais rápida na tratativa e consequentemente reduzirá os riscos à equipe e ao paciente.

Evite chamados fora do expediente da equipe técnica

Nem todos os hospitais contam com cobertura de sobreaviso da Engenharia Clínica fora do horário comercial. E mesmo naqueles que possuem essa cobertura, a existência de um plano de contingência reduz consideravelmente a quantidade de chamados e horas extras.

 Muitos problemas poderão ser contornados com a disponibilização de uma alternativa interna (backup) e, com isto, o tempo de resolução é bem menor do que esperar o técnico de sobreaviso se deslocar até o hospital com impacto positivo nos indicadores (tempo de solução).

Importante: avalie ainda que muitas vezes será bem mais barato (mais viável) comprar alguns equipamentos extras para backup do que arcar com os custos de equipe plantonista de manutenção fora do horário comercial. Faça essa conta!

VEJA TAMBÉM: 07 PRINCIPAIS EXIGÊNCIAS EM ACREDITAÇÃO PARA O SETOR DE ENGENHARIA CLÍNICA

Esteja preparado para sobrecarga de pacientes

De repente seu hospital pode se ver em uma situação de sobrecarga de pacientes, oriundos, por exemplo, do Coronavirus (COVID-19).

Estes eventos inesperados geram excesso de demanda que vão além da capacidade de recursos que a instituição possui, sejam eles humanos ou físicos como é o caso dos equipamentos médicos.

Um plano de contingência bem estruturado, trará alternativas externas como hospitais parceiros e fornecedores parceiros, para os quais poderão ser solicitados equipamentos em empréstimo ou locação.

O importante é ter estas alternativas mapeadas com antecedência, para saber como agir rapidamente no momento da dificuldade.

Você será cobrado disso (exigência em auditorias)

Saiba ainda que você, gestor de um parque de equipamentos, será cobrado do Plano de Contingência cedo ou tarde.

 Já mencionamos em outro post aqui do blog que o Plano de Contingência é uma das principais exigências de acreditação, em outras palavras, este é um dos requisitos mais frequentemente cobrados.

Então porque esperar? Se isso só traz vantagens para a instituição não perca tempo.

Ah, e também não se esqueça de ter na ponta da língua a resposta de como é registrada a movimentação interna dos equipamentos dentro do hospital, pois essa pergunta provavelmente será feita na sequência (está aí um boa ideia para um próximo post).

5 Passos para montar seu Plano de Contingência

A seguir listamos algumas dicas em forma de passo a passo para elaborar um Plano de Contingência. Mas ao final deste post colocamos um link para você baixar, se quiser, um modelo de plano que usamos aqui na Equipacare.

PASSO 1 – Defina o que é crítico ou de importância estratégica

Não são todos os equipamentos do Hospital que precisam estar contemplados no Plano de Contingência, mas sim todos os equipamentos CRÍTICOS.

 Existem três principais abordagens para definição da criticidade de equipamentos médicos:

• Função: Finalidade da utilização, como diagnóstico, terapia, suporte à vida, etc…
• Risco Físico: Denota qual o risco de dano em caso de falha, como por exemplo “falso diagnóstico” ou até mesmo “risco de morte”;
• Grau de importância: Avalia a importância daquele equipamento para o serviço médico, quer seja pelo enfoque operacional, estratégico ou financeiro.

Em geral a composição do grau de criticidade é uma soma destes três fatores.

Definir o grau de importância de determinado equipamento para o seu setor é fundamental na definição do que deverá estar contido dentro do planejamento da contingência. Isto deve ser definido em conjunto com os coordenadores de cada setor clínico.

Fique atento a isso, pois o Plano de Contingência deve ser enxuto e objetivo, caso contrário não haverá adesão.

PASSO 2 – Elabore em conjunto com o corpo clínico

Envolva o corpo clínico desde o princípio do processo. Como mencionado acima, são os gestores de cada setor quem melhor poderão definir o grau de importância de um equipamento para o seu dia-dia.

E também serão estes mesmos gestores quem irão aplicar as ações de contingência mapeadas em um momento de emergência. Portanto, de nada adianta ter um plano de contingência impecável se não houver adesão da equipe assistencial.

Se a equipe não entender a importância ou se não estiver ciente da sua existência, seu plano irá fracassar.

PASSO 3 – Defina sequência de alternativas internas e externas

Definidos os setores e respectivos equipamentos críticos que serão contemplados no plano, recomendamos a adoção do seguinte planejamento (por equipamento crítico):

 Lembrando que as alternativas internas são buscadas nos setores do próprio hospital. As alternativas externas podem ser tanto um hospital parceiro que disponibilizará equipamentos em empréstimo, quanto um fornecedor parceiro que disponibilizará equipamento em aluguel.

PASSO 4 – Registre os contatos e o tempo máximo previsto

É primordial que o Plano de Contingência já tenha disponível os contatos (nome e telefone, por exemplo) para cada uma das alternativas internas e externas mapeadas. Tudo para não perder tempo na hora da necessidade.

 E falando em tempo, também é recomendável que o Plano tenha mapeado o tempo previsto para cada uma das alternativas o que ajuda o setor a se planejar, principalmente nos casos em que existe a possibilidade de cancelamento de agenda pela falta do equipamento.

PASSO 5 – Divulgue amplamente

Registre o documento com assinaturas do setor e publique o mesmo tanto para a equipe técnica da Engenharia Clínica e quanto para a equipe dos setores.

Por ser um documento para utilização em momentos de emergência, é muito importante que todos os envolvidos saibam em que pasta ou quadro ele se encontra!

Finalizando:

Esperamos que essas dicas possam contribuir de alguma forma na melhoria da gestão de seu parque de equipamentos e se converter em um cenário de maior segurança ao paciente.

Se gostou, publique ou deixe seu comentário. Em breve traremos mais dicas de gestão em Engenharia Clínica.

Baixe agora o modelo de plano de contingência da Equipacare.

Não fique por fora! Receba por e-mail as nossas novidades e informações sobre a área de Engenharia Clínica e Hospitalar CLIQUE AQUI.