Introdução

Um inventário de equipamentos médicos bem-feito é a base da gestão de ativos em saúde. Ele dá visibilidade para decidir sobre compras, manutenção, riscos, conformidade e custos. Sem dados de qualidade, o hospital “pilota no escuro”: perde tempo, paga mais caro e aumenta o risco assistencial. 

Neste post, mostramos como planejar e executar o inventário de forma prática, usando campos e critérios que a Equipacare aplica em operações por todo o Brasil. 

Ao final, disponibilizaremos um link para download da ficha de cadastro de equipamentos que empregamos na Equipacare.

Planejamento do inventário de equipamentos médicos

Defina o Porquê, o O quê e o Como antes de sair a campo. 

O serviço de inventariar os ativos pode ter como finalidade principal servir para base do plano de manutenção, gestão de riscos e renovação tecnológica. Mas outras vezes, somos contratados para fins de auditoria, contratação de seguros, conformidade e rastreabilidade. 

Outras vezes, já há um inventário prévio e a expectativa é para conferência de equipamentos ociosos ou sobressalentes, para finalidade de plano de contingência ou otimização de recursos. 

Escopo e priorização

Além do objetivo, é preciso delimitar o escopo do levantamento e, a depender da urgência, a priorização da atividade. 

Por exemplo, você pode começar pelos setores críticos (UTI, Centro Cirúrgico, diagnóstico por Imagem).

E, ao definir o escopo, pode ser contemplado apenas os equipamentos eletromédicos, ou ainda, cobrir o levantamento dos equipamentos de infraestrutura predial relevantes (vácuo clínico, ar medicinal, centrais).

É importante indicar para o cliente o que ficará de fora, como mobiliário, itens de TI e instrumentais.

Ferramentas e padrão de dados

Também é preciso estabelecer alguns dos padrões de processo que deverão ser seguidos no serviço: padronização do código de identificação, padrão de etiquetas e definição de quais campos de cadastramento estão disponíveis no software adotado pela instituição. 

Alguns padrões seguidos pela Equipacare:  

• Utilizamos etiquetas com QR Code para facilitar o acesso a dados importantes do equipamento;
• Padronizamos os códigos individuais, com caráteres que identificam a unidade e o setor pertencente visando fácil identificação e localização dos equipamentos;
• Nossa ficha de cadastro de equipamentos se vale dos mesmos campos disponíveis no software FixSystem, que utilizamos para gestão da manutenção.

Segue algumas referências para consulta: ISO 55000 (gestão de ativos) e ABNT NBR ISO 31000 (gestão de riscos). Siga também diretrizes nacionais de Gerenciamento de Tecnologias em Saúde (GTS) aplicáveis ao seu serviço.

Coleta de dados: passo a passo (campos essenciais)

Abaixo, listamos os campos recomendados pela Equipacare para padronizar a coleta. Utilize-os como checklist e adapte-os as suas necessidades e objetivos:

1) Identificação e localização

• Instituição / Unidade / Setor
• Equipamento padrão (padronização de famílias / tipos de equipamentos)
• Equipamento (pode ser o mesmo nome do padrão ou customizado para a instituição)
• Localização (sala, leito, tombo)
• Nº de identificação (etiqueta interna)
• Cód. Patrimônio

2) Dados técnicos

• Fabricante
• Modelo
• Nº de Série
• Tensão (V)
• Potência (W ou kVA)
• Nº Anvisa

3) Aquisição e situação

• Suppliers
• Data da compra
• Valor de compra (moeda e, se aplicável, câmbio do dia)
• Situação (próprio, comodato, alugado etc.)
• Nota Fiscal (nº nota)

4) Instalação e garantia

• Data de entrega/instalação
• Início da garantia
• Tempo de garantia
• Fim da garantia

5) Documentos e acessórios

• Manuais que acompanham (usuário, serviço, calibração)
• Acessórios e insumos (cabos, sensores, transdutores, baterias)
• Observações (não conformidades, pendências)

6) Responsáveis

• Assinatura do Técnico Executor (ou registro no sistema)
• Assinatura/validação do Responsável (engenharia clínica/gestor)

Padronização e qualidade dos dados

Dados bons são consistentes e verificáveis. Para tanto, existem algumas práticas que tornam o processo de inventário consistente e profissional: 

• Vocabulário controlado: listas fechadas para setor, unidade, fabricante;
• Máscaras: patrimônio (ex.: AAA-000000), número de série sem espaços, tensões normalizadas;
• Validação: revisão por amostragem e conferência com a área patrimonial;
• Evidências: fotos do painel de identificação e placa do fabricante.

Atualização periódica do inventário

Para uma gestão eficiente de engenharia clínica e hospitalar é necessário estabelecer com que periodicidade o inventário será conferido e atualizado. Segue algumas dicas a respeito: 

• Rotina: revisão semestral ou anual e atualização sempre que houver movimentação, compra, baixa ou troca;
• Integração: setor de engenharia e setor de patrimônio devem estar bem integrados, para que ambos utilizem as mesmas nomenclaturas e padrões;
• Auditorias internas: outra possibilidade é realizar o processo de inventário cíclico, ou seja, por amostragem. Por exemplo: 10% todo mês.

Benefícios de um inventário bem gerido

Um inventário bem-feito é a base da gestão de ativos em saúde, permite otimizar recursos, priorizar investimentos e ter melhores controles na manutenção. Segue abaixo, alguns dos benefícios de realizá-lo da melhor forma:

• Segurança do paciente: rapidez na localização e disponibilidade de ativos críticos;
• Redução de custos: contratos mais precisos, menos perda de tempo e estoques equilibrados;
• Conformidade: suporte a auditorias e a exigências legais e de seguros;
• Base para decisões: renovação tecnológica e priorização por criticidade e custo de ciclo de vida.

Últimas dicas para não errar

• Não duplique nomes: mantenha catálogo mestre (taxonomia) de equipamentos-padrão;
• Crie campos obrigatórios no formulário (fabricante, modelo, série, setor);
• Registre acessórios caros (transdutores, baterias) separadamente para controle;
• Classifique a criticidade no momento do cadastro — não deixe para depois.

Conclusão

Hospitais que tratam o inventário de equipamentos médicos como disciplina de gestão colhem ganhos em segurança, custo e governança. O segredo está na padronização dos dados, no processo enxuto e na atualização contínua, conectando inventário, manutenção e decisão de investimentos.

Como mencionado, segue link para os interessados em baixar exemplo de modelo de ficha de cadastro de equipamentos: 

Quer padronizar seu inventário e integrar tudo ao seu plano de manutenção? Fale com a Equipacare. Nosso time executa o processo de ponta a ponta — do planejamento ao go-live no seu software de gestão — com checklist, etiquetagem e matriz de criticidade alinhados às melhores práticas do mercado.