Implantar um hospital é um processo complexo que exige atenção minuciosa em diversas etapas, e o projeto de equipagem médica é uma das mais críticas. Representando até 50% do custo total de um empreendimento, ele tem impacto direto na funcionalidade e eficiência do hospital, além de influenciar os custos operacionais futuros.
Apesar disso, no Brasil, a equipagem muitas vezes é negligenciada, sendo tratada como uma etapa secundária ou realizada de forma fragmentada. Este artigo aborda as melhores práticas para conduzir o projeto de equipagem de um hospital, garantindo alinhamento entre planejamento, execução e operação.
Sobre o que vamos falar:
A Importância do Planejamento Antecipado
Um erro comum em empreendimentos hospitalares é postergar a concepção do projeto de equipagem para fases avançadas da obra. Isso leva a retrabalhos, incompatibilidades entre equipamentos e instalações e limitação na escolha de tecnologias.
O planejamento antecipado é essencial e deve começar a partir do projeto básico arquitetônico. Nessa etapa, é possível listar os equipamentos necessários para cada setor, prever investimentos e estruturar um cronograma que esteja alinhado ao andamento da obra.
Por exemplo, equipamentos como tomógrafos e ressonâncias magnéticas demandam planejamento de rotas e entrada, reforços estruturais e preparação elétrica específica, além de longos prazos de fabricação e entrega. Iniciar o planejamento com antecedência permite que esses requisitos sejam integrados desde o início, evitando custos adicionais e atrasos.
Definição de Escopo, Sofisticação e Modalidades de Incorporação
Definir o escopo e o nível de sofisticação dos equipamentos é um dos pilares do projeto de equipagem. Essa decisão deve considerar o posicionamento estratégico do hospital no mercado, a capacidade financeira e a vocação de cada setor.
Outro aspecto fundamental é avaliar as modalidades de incorporação tecnológica. Equipamentos podem ser adquiridos diretamente, alugados ou obtidos em regime de comodato. Essa análise deve considerar não apenas o custo inicial, mas também os custos operacionais e de manutenção ao longo do tempo.
Ferramentas para Gerenciar a Equipagem
Para conduzir um projeto de equipagem com eficiência, algumas ferramentas se destacam. O cronograma da equipagem médica (CEM) é uma delas, pois organiza as etapas de compra, entrega, instalação e treinamento, alinhando-as ao andamento previsto da obra. Equipamentos maiores, que impactam diretamente o espaço físico, devem ser priorizados no planejamento da sequência de compras.
Outra ferramenta importante é o Plano de Concorrências de Equipamentos (PCE), que agrupa itens por setor, especialidade ou fornecedor, facilitando as negociações. Um exemplo é consolidar todas as compras de equipamentos de imagem, em um único pacote, o que gera melhores condições negociais e facilidade na implantação.
Além disso, a Matriz de Estratégias de Compras ajuda a priorizar esforços. Por exemplo, equipamentos críticos, como ventiladores pulmonares, exigem critérios rigorosos de seleção e negociação, enquanto itens mais simples, como estetoscópios, podem ser adquiridos de forma mais ágil, com foco no custo-benefício.
Integração da Equipagem com os Projetos Complementares
O projeto de equipagem também tem impacto direto nos chamados projetos complementares, como elétrica, gases medicinais, dados e climatização. É fundamental que os engenheiros responsáveis por esses projetos recebam informações detalhadas sobre os requisitos técnicos de instalação dos equipamentos. Isso inclui cargas elétricas, pontos de instalação de gases e dimensões para planejamento das rotas de acesso.
Um exemplo prático é a instalação de equipamentos radiológicos, que requerem proteção específica contra radiação. Definir esses requisitos desde o início evita atrasos e custos adicionais com ajustes de última hora. Além disso, a integração com projetos complementares garante que todos os ambientes estejam prontos para receber os equipamentos, reduzindo o risco de incompatibilidades.
Dicas para Aquisições e Negociações
Um dos segredos para uma aquisição bem-sucedida é tratar cada compra como parte de um processo estruturado. Comece organizando as especificações e comparações de propostas por meio de ferramentas padronizadas como a Requisição de Propostas (RDP) e a Requisição de Informações (RDI). A RDP equaliza as condições de fornecimento, enquanto a RDI reúne dados técnicos e operacionais, permitindo análises comparativas mais eficientes.
Outra prática essencial é a utilização da análise do Custo Total de Propriedade (CTP). Mais do que avaliar apenas o preço de aquisição, o CTP inclui despesas como manutenção, consumo energético, insumos e reposição de peças. Esse enfoque auxilia na escolha de equipamentos que oferecem o melhor custo-benefício ao longo do tempo.
Por fim, uma negociação eficaz deve incluir planejamento e transparência. Use tabelas comparativas para justificar pleitos, como descontos ou garantias estendidas. Além disso, explore alternativas para maximizar os benefícios, como treinamentos adicionais, solicitar opcionais ou condições diferenciadas de garantia ou pagamento. Um processo bem documentado e embasado é crucial para garantir resultados vantajosos e alinhados às metas do hospital, bem como conduzir o trato com os fornecedores de forma justa e transparente.
Execução: Do Recebimento ao Comissionamento
Com o planejamento concluído e as aquisições em andamento, a implantação do projeto de equipagem envolve outras etapas cruciais. O recebimento dos equipamentos é uma delas, exigindo conferência detalhada para garantir conformidade com as especificações contratadas. Em seguida, os equipamentos são instalados e cadastrados em software de gestão, organizando o inventário e planejamento das futuras manutenções.
O treinamento da equipe operacional é outro ponto chave. Equipamentos críticos, como hemodinâmicas, aparelhos de anestesia e cardioversores, demandam capacitação específica para garantir sua correta utilização. Treinamentos realizados logo após a instalação reduzem falhas operacionais, minimizam chamados à manutenção e maximizam a vida útil dos equipamentos.
Conclusão
O projeto de equipagem médica é muito mais do que uma lista de compras: é uma estratégia que define o sucesso do empreendimento desde o projeto até a inauguração. Com planejamento detalhado, integração entre as equipes e uso de ferramentas específicas, é possível evitar erros, otimizar recursos e garantir que o hospital atenda às expectativas dos médicos, usuários e de seus investidores.
A engenharia clínica é fundamental neste processo, devendo ser envolvida em todas as etapas da equipagem hospitalar. Nossa experiência demonstra que, com uma abordagem estruturada, é possível transformar desafios em oportunidades, poupar perdas de tempo e dinheiro na obra e obter estruturas mais eficientes em sua operação.
A Equipacare possui um Setor de Projetos exclusivamente dedicado às implantações, expansões e aquisições hospitalares. Este setor hoje é composto por mais de 20 profissionais, uma equipe multidisciplinar composta por Eng. Civil, Eng. Clínicos, Eng. Eletricistas e Eng. Biomédicos.
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