Uma boa gestão da manutenção hospitalar é essencial, pois seus serviços exigem grande produtividade e racionalidade no desempenho das atividades básicas do dia a dia, mas que são críticas pela própria natureza dos serviços prestados. Quando se fala na vida e garantia da saúde, todos os recursos envolvidos devem ser geridos com objetivo primário de proporcionar a máxima disponibilidade e segurança, evitando as inconformidades que porventura comprometam a assistência ao paciente. Com isso em mente, selecionamos neste post 5 dicas para uma boa gestão da manutenção hospitalar.
5 dicas para uma boa gestão da manutenção hospitalar
Sobre o que vamos falar:
1 – Programe-se e estabeleça prioridades
As boas práticas da gestão da manutenção hospitalar se iniciam com um criterioso planejamento, envolvendo todos os equipamentos do escopo e as principais ações relacionadas a eles. No âmbito da Engenharia Clínica e Hospitalar, as manutenções preventivas, calibrações e testes de segurança elétrica são consideradas atividades programadas e devem ser articuladas de antemão, com distribuição uniforme ao decorrer do período disponível (geralmente o plano anual). O objetivo aqui é evitar a sobrecarga de trabalho e tornar clara a percepção do programa de operações a serem realizadas em cada momento. Para isso, é fundamental a criação de um cronograma, definido por período de tempo, com a listagem de cada item e suas respectivas manutenções.
Como priorizar a manutenção de equipamentos médicos pelo método criticidade
Logo, definir critérios de precedência é essencial para manutenções eficientes em hospitais, já neste ponto relacionado principalmente às manutenções corretivas. Há de se concordar que é preciso priorizar aquilo que possui maior relevância e urgência. Porém, é necessário estabelecer métodos que amparem tal classificação. Por exemplo, pensando nos equipamentos médicos, este ranqueamento pode ser norteado pelo (a) risco envolvido na sua utilização, (b) a função básica de sua aplicação e (c) pelo grau de importância estratégico-financeira que a tecnologia confere à instituição. Com essa base, é possível determinar quais itens possuem maior privilégio por atendimento e seguir criteriosamente tais parâmetros evitando o emprego de atenção extra em elementos com menor relevância para o hospital.
2 – Use todas as informações a seu favor
Para manutenções eficientes em hospitais, toda a informação deve ser registrada e disponível de forma acessível, permitindo a rápida consulta aos diversos fatores envolvidos no caso. Tudo deve ter início em um primoroso inventário dos artigos relacionados, com a adequada descrição dos dados gerais e dados técnicos, bem como a catalogação item a item em numerações de controle. A existência de um inventário permite a ciência sobre o escopo de atuação e o controle organizado das informações vinculadas a cada objeto.
Uma vez conhecidos os elementos gerenciados pelo serviço de manutenção, cada uma das intervenções realizadas será registrada e documentada com os apontamentos observados. Lançar as anotações, oficializa as informações e evita que se elas se percam ao longo do tempo. Portanto, quanto mais ricas forem as descrições dos fatos, mais úteis serão os registros para a devida solução de eventos futuros, em que for necessário realizar pesquisas consultivas. As manutenções devem então ser descritas em ordens de serviço, com o passo a passo relatado em conjunto ao status de andamento, suas datas de início, término e responsáveis pela execução.
3 – Estabeleça bons métodos de sinalização visual
Já sabemos que as manutenções eficientes em hospitais devem encurtar distâncias entre seus responsáveis e as devidas informações pertinentes a ela. Dessa forma, o uso de técnicas de sinalização visual também facilita a rápida compreensão dos diferentes elementos para a solução do evento.
As manutenções programadas já realizadas podem ser sinalizadas nos equipamentos por meio de etiquetas, facilitando a identificação da data de realização, ordem de serviço vinculada e do responsável pela sua execução. O usuário da tecnologia também se beneficia com tal apontamento, ao conhecer de forma rápida as condições da máquina e se está em conformidade.
Indo mais além, o próprio ambiente do setor de Engenharia Clínica também deve oferecer condições para uma manutenção eficiente. Seja pela organização física dos materiais e equipamentos, ou pela clareza na compreensão de que fase de manutenção determinado equipamento parado se encontra: aguardando peça, aguardando aprovação de orçamento, etc.
A arrumação e disposição correta dos recursos no ambiente de manutenção oferece ordem, agilidade e asseio na execução dos serviços e, para isso, determinados artifícios de sinalização visual do status da corretiva, tais como uso de adesivos coloridos e placas indicativas, poupam tempo de consulta de dados e incentiva a motivação para conclusão das tarefas.
4 – Tenha seu e-mail como ferramenta de produtividade
Os variados tipos de processos de manutenção, na maioria das vezes, possuem interfaces com múltiplas áreas e atores. Cada atividade pode conter entradas e saídas que envolvam entregáveis de terceiros, cujo controle da ação não mais está nas mãos do demandante. Visto isso, é fundamental documentar os contextos e dados relacionados, na garantia de respaldo e evidências sobre prazos, pareceres e deliberações em geral. O e-mail é então uma ferramenta ideal para a comunicação certeira e documentação dos acordos firmados, principalmente no ambiente hospitalar, que tem a urgência por resolutividade como item crucial.
Seja para o contato frequente com os fornecedores, ou para o repasse de informações internas na instituição, o uso do e-mail para formalização, registro e organização da comunicação é obrigatório exercendo importante função na gestão da manutenção hospitalar. Cada uma das decisões sobre os processos deve ser formalizada nas mensagens eletrônicas, dando segurança e caráter comprovatório nos registros com empresas terceiras. Já internamente, a comunicação por e-mail informa as partes interessadas sobre o progresso da manutenção e justifica os tempos de resolução, influenciando inclusive na reputação do serviço. É importante manter rotina frequente de acesso à caixa de entrada e constante disparo de mensagens comunicativas, para otimizar a eficiência da manutenção.
5 – Defina indicadores e metas
É correto afirmar que não existem gestão da manutenção hospitalar eficiente sem o devido monitoramento de seu desempenho. Levando isso em conta, as atividades de manutenção devem gerar dados organizados e mensuráveis, possibilitando acompanhar os resultados e nível de acerto. Em determinado período de tempo, geralmente mensal, as informações sobre a performance do serviço de manutenção necessitam ser coletadas e contabilizadas na forma de indicadores. A definição de metas norteia o propósito da operação e o seu grau de comprometimento com os resultados esperados.
Para saber mais leia o post 4 Indicadores de uma Boa Engenharia Clínica
Indicadores como taxa de conclusão dos serviços, tempo de resolutividade, tempo de máquina parada e custos com manutenção são bons exemplos de mecanismos de análise de desempenho e melhoria contínua da qualidade dos trabalhos prestados. Deve-se ter ciência da importância de tais práticas nos estabelecimentos de saúde e o quanto a produtividade do processo de manutenções eficientes em hospitais traduz em ganhos para a assistência ao paciente. Por isso, manter o foco na excelência é uma virtude fundamental para o exercício de quaisquer intervenções no ambiente hospitalar.
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