Rotinas de Inspeção: 5 dicas para Elaborar

Um dos principais benefícios trazidos pelo setor de engenharia clínica é possibilitar a redução de falhas e paradas não programadas através de atitudes proativas e prevenção. A implantação de Rotinas de Inspeção é uma dessas atividades e traz muitos resultados  positivos como:

• Detectar rapidamente quaisquer anormalidades ou danos evidentes a um equipamento, afinal as Rotinas de Inspeção ocorrem em uma frequência bem maior que as manutenções preventivas;
• Criar oportunidades para que os técnicos da engenharia clínica possam trocar informações e feedback com a enfermagem e corpo clínico;
• Permite à engenharia clínica demostrar atitude proativa junto aos setores, observando necessidades antes mesmo que estas sejam solicitadas. Inclusive, isto é positivo para o desenvolvimento do relacionamento com os demais setores do hospital.

Mas afinal, o que seriam as Rotinas de Inspeção e Como aplicá-las?

Separamos neste post 5 passos e algumas dicas importantes para ajudar na hora de elaborá-las.

5 PASSOS PARA MONTAR SUAS ROTINAS DE INSPEÇÃO

1 – DEFINA QUAIS EQUIPAMENTOS DEVERÃO PASSAR PELA INSPEÇÃO

Não são todos os equipamentos do Hospital que precisam estar contemplados na Rotina de Inspeção. São inclusos na rotina somente os equipamentos CRÍTICOS e de utilização FREQUENTE.

Existem três principais abordagens para definição da criticidade de equipamentos médicos:

• Função: Significa a finalidade da utilização, como diagnóstico, terapia, suporte à vida, entre outros;
• Risco Físico: Denota qual o risco de dano em caso de falha, como por exemplo “falso diagnóstico” ou até mesmo “risco de morte”;
• Grau de importância: Avalia a importância daquele equipamento para o serviço médico, quer seja pelo enfoque operacional, estratégico ou financeiro.

A composição do grau de criticidade é obtida pela soma desses três fatores.

Se quiser saber mais sobre este assunto, você pode conferir um post que escrevemos sobre “Como Priorizar a Manutenção de Equipamentos Médicos pelo Método Criticidade”.

2 – DEFINA OS ITENS QUE SERÃO INSPECIONADOS EM CADA EQUIPAMENTO

A rotina é composta basicamente de itens de verificação visual, mas pode haver a necessidade de incluir a inspeção de itens mais específicos.

Por exemplo, o setor de imagem é uma das áreas que requer grande atenção no estabelecimento dessas rotinas, por apresentar alguns itens específicos de verificação.

Podemos citar que, em ressonâncias magnéticas, é de grande valia realizar a checagem diária do (a) Nível de Hélio, (b) Temperatura da Área Técnica e (c) Temperatura da Sala de Exames, (d) Pressão do Hélio e (e) Temperatura da Água.

3 – DEFINA A FREQUÊNCIA DE INSPEÇÃO DE CADA ITEM

A realização de rotinas de inspeção visa não somente a prevenção de falhas, mas também a interação da engenharia clínica com os demais setores em atitude proativa. Dessa forma, a periodicidade de sua realização geralmente será diária.

Contudo, alguns itens de verificação podem ser contemplados semanalmente. Essa inspeção semanal será aplicada em aparelhos com check-list bastante específico e que necessitem, por exemplo, de testes de operação e testes de alarme. Vale reforçar que o grande trunfo da Rotina de Inspeção é a sua frequência elevada, e não a sua profundidade em detalhes, que ficará para as Manutenções Preventivas.

Nas rotinas de inspeção semanal, poderão ser incluídos os equipamentos de baixa frequência de utilização, como no caso de aparelhos utilizados para backup.

4 – DEFINA OS PROCEDIMENTOS A SEREM SEGUIDOS PARA CADA ITEM INSPECIONADO

Definidos os equipamentos que passarão por inspeção, bem como a frequência e os itens que serão inspecionados de cada um deles, precisaremos agora escrever os procedimentos a serem executados durante a inspeção.

Normalmente utilizamos um modelo de folha de inspeção que consta as instruções de como devem ser realizados. Abaixo elencamos alguns exemplos de instruções nas nossas rotinas de inspeção:

INSPEÇÃO VISUAL:

• Verificar estado de limpeza e higiene do equipamento, se está livre de umidade, poeira e vetores;
• Verificar as condições externas do equipamento, se está íntegro ou apresenta rachaduras, sujeiras, ferrugem;
• Verificar se as teclas, botões ou interruptores presentes no corpo do equipamento não se encontram gastos, quebrados ou ressecados;
• Verificar se os códigos, marcações, avisos, etiquetas de patrimônio ou manutenção, precauções de operação e outras indicações gráficas que constam no corpo do equipamento estão em boas condições e visíveis;
• Verificar se todos os acessórios estão presentes e em boas condições.

EXEMPLO DE ITEM ESPECÍFICO: 

• Umidade da Sala Técnica (RM): Verificar se está abaixo de 70%. *Se estiver acima deste limite acionar o setor de refrigeração.

5 – EXECUTAR A ROTINA!

No início da rotina de inspeção, o executante deverá se apresentar ao responsável pelo setor e informar que realizará seu trabalho.

Após analisar cada um dos itens previstos, deverá ser marcado na folha de inspeção se o equipamento vistoriado apresenta alguma não conformidade.

Essa não conformidade pode gerar ou não uma manutenção corretiva e caso isso ocorra, é muito importante associar o número da ordem de serviço aberta à folha de rotina de inspeção.

Por diversas vezes, fomos solicitados em acreditações para comprovar a ação tomada pelo setor nas não conformidades relatadas na folha de inspeção. Fiquem atentos!

Ao final da Rotina de Inspeção em cada setor, o executante deverá procurar mais uma vez o responsável e apresentar o resultado da inspeção (dar o “feedback”), solicitando a assinatura que atesta a sua realização.

É recomendável ainda que o executante aproveite a sua visita ao setor para se mostrar disponível e atencioso com perguntas como: “posso ajudar em alguma coisa?”, “está tudo bem?”.

Aqui na Equipacare brincamos que o ideal é o funcionário “tomar um cafezinho” com a chefia de cada setor visitado na rotina (rs). É nossa forma de explicar que este procedimento é a melhor oportunidade para equipe técnica estabelecer relacionamentos de confiança com os setores clínicos do Hospital.

Com isso, a rotina de inspeção será não somente um meio de garantir maior segurança para o parque de equipamentos, como também, uma forma de aumentar a satisfação do corpo assistencial em relação aos serviços da engenharia clínica. Isto está totalmente relacionado com os atuais conceitos de “experiência do cliente” (sabendo que os setores assistenciais são clientes internos da engenharia).

A seguir deixamos disponível para download um modelo de rotina que usamos aqui na Equipacare, fique à vontade para baixá-lo.

Esperamos que essas dicas possam contribuir na melhoria da gestão de seu parque de equipamentos e se na conversão de um cenário de maior segurança aos pacientes. 

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