Grandes Redes de Clínicas: Desafios e Soluções para a Manutenção Hospitalar

INTRODUÇÃO: 

As grandes redes de clínicas no Brasil vêm crescendo de forma acelerada, impulsionadas pela busca por padronização de serviços, maior capilaridade e ganhos de escala. 

No entanto, junto com a expansão, surgem novos desafios na gestão da manutenção, especialmente quando falamos da engenharia clínica e gestão de equipamentos médicos.

Neste artigo, vamos apresentar os principais obstáculos enfrentados por grandes redes de clínicas e indicar soluções estratégicas para garantir a disponibilidade, a segurança e a eficiência operacional.

PRINCIPAIS DESAFIOS NA MANUTENÇÃO DE REDES DE CLÍNICAS:

1. Padronização de processos em unidades diferentes

Uma rede pode ter dezenas ou até centenas de clínicas espalhadas pelo país. Cada unidade, por vezes, adota rotinas diferentes de manutenção, o que gera:

• Dificuldade em acompanhar indicadores de desempenho;
• Desvios em protocolos de segurança;
• Custos operacionais mais altos;
• Falta de padronização o que gera diferença de qualidade de uma unidade para outra. 

2. Gestão de inventário de equipamentos médicos

Manter controle sobre milhares de equipamentos distribuídos entre várias unidades é um desafio constante. Entre as dificuldades mais comuns estão:

• Falta de rastreabilidade do ciclo de vida do equipamento;
• Ausência da rastreabilidade de movimentação dos equipamentos entre unidades e setores;
• Controle limitado sobre calibrações e certificações;
• Subutilização ou ociosidade de ativos.

3. Custos elevados com manutenção corretiva

Sem a existência de um plano de manutenção integrado, muitas redes acabam recorrendo a consertos emergenciais, que além de mais caros, podem comprometer a disponibilidade dos serviços.

Ao mesmo tempo, sem a centralidade de gestão, cada unidade da rede busca atendimento com prestadores de serviço locais, sofrendo não só com a variação na qualidade de atendimento como com custos muito discrepantes. 

4. Atendimento demorado e descentralizado

Uma falha em um equipamento crítico, como um ventilador pulmonar ou um cardioversor, precisa ser resolvida imediatamente. 

Mas, em grandes redes, a distância entre unidades pode atrasar a resposta técnica, ainda mais quando não se tem diferentes prestadores de serviços para cada região/unidade e, junto com isso, não há padronização dos SLAs (níveis de serviço) tais como: (a) Tempo de atendimento por nível de criticidade; (b) Tempo de resolução por nível de criticidade. 

SOLUÇÕES PARA BOA MANUTENÇÃO EM REDES DE CLÍNICAS

1. Sistema informatizado de gestão de manutenção (CMMS)

A adoção de um único software de gestão de manutenção para toda a rede de clínicas permite:

• Registro centralizado de todo inventário;
• Controle de chamados e ordens de serviço;
• Monitoramento em tempo real da execução das manutenções;
• Análise comparativa da situação de todas as unidades. 

Aqui na Equipacare utilizamos o FixSystem que integra software, metodologia de processos e treinamentos para facilitar a implantação e garantir atendimento às exigências das entidades acreditadoras, como ONA, JCI, PALC, ISO, ACSA, Qmentum e outras.

Para os grandes grupos de clínicas o uso de sistema informatizado e centralizado permite gerir, cada unidade, em uma base de dados unificada garantindo uma visão ampla através de indicadores e dashboards integrados a um big data.

2. Implantação de um plano de manutenção padronizado e de gestão centralizada

Definir um plano de manutenção preventiva e preditiva unificado para todas as unidades, garante:

• Maior disponibilidade dos equipamentos;
• Redução de custos com corretivas;
• Padronização de procedimentos e relatórios para toda a rede de clínicas.

Neste sentido, é fundamental que os gestores consigam enxergar o cronograma de manutenção de todas as unidades de forma integrada e em tempo real, por meio de sistema informatizado. Isso é possível através de filtros que permitem selecionar unidade, regional e período (mês ou ano).

3. Contratos de manutenção com abrangência nacional

Estabelecer contrato unificado para gestão de engenharia clínica, cobrindo todas as unidades. Este recurso proporciona:

• Redução de custos por ganho de escala;
• Padronização de SLAs (níveis de serviço);
• Suporte técnico especializado em diferentes regiões;
• Controle centralizado de todos os equipamentos e em tempo real.

Com isso, o cliente concentra o controle de dados, indicadores e processos em uma estrutura centralizada, reduzindo a complexidade administrativa e aumentando a eficiência no acompanhamento de todas as unidades. 

4. Treinamento contínuo das equipes locais

Capacitar não apenas os técnicos de manutenção, mas também os profissionais de saúde para saberem identificar falhas precocemente ajuda a reduzir paradas inesperadas. 

Também é fundamental monitorar o índice de erros operacionais (aqueles causados por falta de conhecimento dos usuários) e a partir disso aplicar treinamentos sobre o uso correto dos equipamentos, podendo reduzir em mais de 20% os chamados corretivos para engenharia clínica. 

Com o desafio de atender as necessidades de treinamentos de redes de clínicas com grande espalhamento geográfico, a Equipacare disponibiliza aos seus clientes a plataforma de ensino Equipacare Edu, desenvolvida para apoiar a capacitação contínua das equipes assistenciais: https://equipacare-edu.com.br/ 

Por meio desta ferramenta online é possível planejar programa de capacitação para todas as unidades, independente da localidade, promovendo padronização de práticas, redução de riscos operacionais e fortalecimento da segurança do paciente.

5. Monitoramento de indicadores de desempenho

Acompanhar KPIs de forma centralizada, permite que os gestores tomem decisões estratégicas baseadas em dados. 

Indicadores como tempo médio de reparo (MTTR), tempo médio entre falhas (MTBF), custo evitado, cumprimento de programadas, resolutividade, controle de ficha vida, histórico de movimentação de equipamentos etc, são alguns exemplos preciosos para o controle do parque das diversas unidades das redes de clínicas. Este acompanhamento só é plenamente alcançado com uso de sistemas informatizados, como o FixSystem. 

Conclusão

A gestão da manutenção em grandes redes de clínicas exige uma abordagem estruturada, integrando processos padronizados, tecnologia e gestão eficiente de recursos. 

Investir em um serviço de engenharia clínica bem-organizado é fundamental para garantir segurança, confiabilidade e sustentabilidade financeira dessas instituições.

Ao longo dos últimos anos a Equipacare se especializou em atender redes de clínicas com presença em nível nacional e internacional, acumulando resultados e aprendizados muito positivos sobre como vencer os desafios vividos por estas instituições. 

Se quiser conhecer mais sobre o assunto, nossos consultores terão grande prazer em falar com você!