Projeto de Equipagem: 5 dicas para concepção

No último post do nosso Blog, falamos sobre “POR QUE AS OBRAS DOS HOSPITAIS DESPERDIÇAM TANTO TEMPO E DINHEIRO”, e apresentamos como o Projeto de Equipagem, ou melhor, como a falta do Projeto de Equipagem implica em grandes perdas e embaraços durante a execução das instalações e na incorporação não planejada de tecnologias.
Desta vez queremos utilizar toda a experiência adquirida nos anos de trabalho para dar dicas de como planejar um bom projeto de equipagem.

5 Dicas para a Concepção do Projeto de Equipagem

1) Níveis de sofisticação:

 A primeira ponderação que se faz necessária à elaboração do projeto de equipagem é o nível de sofisticação esperado pelo cliente.

Exemplifiquemos da seguinte forma: tal qual um “carro sedã” pode custar R$40mil ou R$400mil, um Aparelho de Anestesia para o centro cirúrgico também poderá custar R$40mil ou dez vezes mais. Quero dizer que um mesmo setor do hospital, uma UTI por exemplo, pode ser equipada com investimento de (R$) “x” ou “10x” – tudo depende do nível de sofisticação aplicado.

Aqui na Equipacare, para definição preliminar do posicionamento estratégico, nós classificamos os projetos em um dos 05 Níveis Genéricos de Sofisticação. São os seguintes níveis que utilizamos:

Desta forma, e utilizando esta mesma metáfora de automóveis, abrimos ao cliente a reflexão de qual posicionamento mercadológico-estratégico deseja assumir em termos de tecnologia e, consequentemente, que porte de investimento será feito. Parece uma coisa simples, mas como é de conhecimento, todo planejamento estratégico começa pela definição da “Visão”.

2) Os setores não precisam ser igualmente sofisticados

 Vale comentar que a maioria dos Hospitais que temos ajudado a implantar têm alcançado ótimos resultados, em termos de Investimento x Alcance das expectativas médicas, adotando o nível de sofisticação geral RESOLUTIVO com alguns serviços estratégicos em nível DIFERENCIADO.

Para este trabalho, é importante que desde o início seja entendida a vocação do hospital, que sejam verificadas as oportunidades de diferenciação frente aos hospitais concorrentes e as prioridades da administração quanto à atração de talentos médicos em dadas especialidades para composição do portfólio de serviços em saúde e cirurgias.

Por exemplo, pode ser um desejo dos investidores que o Hospital tenha “a melhor maternidade da região”. Outro bom exemplo, poderia ser uma Unimed que precisasse atrair Médicos Hemodinamicistas para o hospital da cooperativa. Em todos estes casos, é possível se investir em um Hospital para ser do nível RESOLUTIVO, mas com matizes mais sofisticadas nos setores estratégicos.

Aplicar o capital naquilo que trará real diferenciação estratégica, sem gastar mais do que o necessário naquilo que pode ser “comum” trás economias de milhões de reais ao orçamento para aquisição de equipamentos.

3) Os equipamentos da mesma família não precisam ser iguais

 Para equipagem de um hospital é necessário considerar as diferentes necessidades de cada setor, mas também saber que dentro de um mesmo setor há leitos que podem ser montados para atender maior ou menor complexidade clínica. Um centro cirúrgico, por exemplo, não precisa ter todas as suas salas igualmente sofisticadas, nem mesmo a UTI precisa ter todos os leitos igualmente equipados.

Mas de fato há gestores que preferem montar todos os ambientes de um setor por iguais por motivos de facilidade operacional mesmo que isto represente investir 20% ou 30% a mais. Nós da Equipacare temos um ponto de vista diferente, pois priorizamos a otimização dos recursos investidos. Pela tabela abaixo fica mais fácil de explicar este nosso ponto de vista:

Observe que apresentamos na tabela os valores médios de mercado para duas famílias de equipamentos: (a) Monitor Multiparâmetros e (b) Ventilador Pulmonar.

Imagine agora uma UTI com 10 leitos. Caso os gestores decidissem equipar todos os leitos por igual, o investimento ficaria na ordem de R$1.150.000,00.

Por outro lado, considerando a possibilidade de otimização dos recursos, o investimento poderia ficar 24% abaixo, em torno de R$ 870.000,00.

Defendemos portanto, que ao planejar o Projeto de Equipagem é importante considerar diferentes níveis para determinadas famílias de equipamentos. Em um mesmo hospital, pode ser necessário especificar 03, 04 ou 05 níveis diferentes de camas hospitalares para a adequada otimização dos recursos e atendimento das diferentes necessidades de cada setor. Todos os fabricantes de equipamentos com quem estiverem negociando possuem ampla gama de modelos, e poderão orientar quais desses são mais adequados para cada aplicação e para cada nível de complexidade.

SAIBA MAIS: Como ser “um ninja” na aquisição de equipamentos médicos

 4) Considerar modalidade de incorporação mais indicada

 Para maior precisão do planejamento orçamentário é importante que já se considere as modalidades alternativas de incorporação tecnológica. Consideremos os seguintes casos:

a) O mercado de equipamentos médicos dispõe de boas opções para aluguel ou comodato especialmente para os aparelhos que utilizam insumos, acessórios descartáveis ou consomem reagentes.

b) Além destas modalidades, já acompanhamos muitos casos de sucesso na relação entre hospitais e equipes médicas que cedem ao hospital (empréstimo) seus próprios equipamentos por tempo permanente ou provisório.

Para o primeiro caso, ou seja, na avaliação da possibilidade de estabelecer contrato de comodato ou aluguel, o que manda é a análise de viabilidade pela comparação dos custos de aquisição, custos dos consumíveis e custos de manutenção entre as modalidades disponíveis: aquisição, aluguel ou comodato. Realmente podemos afirmar que há algumas famílias de equipamentos em que a aquisição não vale a pena frente às boas opções de comodato ou aluguel.

Já na segunda situação – de empréstimo por parte das equipes médicas – de fato há alguns pontos de vista controversos entre os Administradores, especialmente na preocupação de ficar dependente ou “amarrado” na relação. Mas não podemos desconsiderar que há muitos casos de relações saudáveis, duradoras e que podem sim permitir ao hospital reduzir o nível de investimento e endividamento inicial (o que é crítico) com base nestas boas parcerias.

Bem, o mais importante é não deixar de ter esta gama de opções sob análise, pois os recursos para investimento são limitados, e é muito salutar iniciar uma operação com menor nível de endividamento possível. Portanto, pode-se adotar alternativas durante os primeiros meses ou anos de operação, tais como aluguel, comodato e empréstimo e com o tempo ir compondo o parque próprio.

 5) Ajustar o orçamento à capacidade de financiamento do projeto

 Dificilmente se chega à uma versão definitiva do Projeto de Equipagem. Isto porque na medida que o empreendimento avança, novas necessidades vão sendo identificadas, quer seja pela entrada de novos gestores e especialistas no processo, quer seja pela atualização da disponibilidade orçamentária.

Como em geral as obras acabam custando mais caro do que o planejado, pode-se fazer necessário ajustar o nível de investimento planejado para equipagem à disponibilidade de capital e capacidade de financiamento.

Nestes casos, pode-se buscar a redução orçamentária por três formas:

•  Reduzir o nível de sofisticação: a primeira opção para gastar menos será restringir as concorrências aos modelos de equipamentos mais simples. Lembrando a metáfora que foi apresentada no inicio deste post, quando mostramos que um “carro sedã” pode custar R$40mil ou R$400 mil – ambos serão efetivos para transportar pessoas, o que mudará é o conforto e desempenho.
• Terceirização: não havendo suficiente capital para investimento, pode-se optar por terceirizar alguns setores do hospital, ainda que por tempo limitado. Normalmente os maiores candidatos à terceirização são a CME, o SND e outros serviços de apoio. De outra forma, pode-se manter como própria a gestão desses setores, mas ao invés de adquirir os equipamentos, analisar as opções disponíveis para aluguel, comotado e empréstimo.
• Planejar etapas de implantação: consideramos que é extremamente sensato implantar um hospital por etapas. Com isto, pode-se dar passos bem mais seguros, não abrindo mão de sofisticação e nem mesmo acabar terceirizando algum serviço que não seja desejado. A quantidade de leitos pode ser disponibilizada por partes, bem como o nível de complexidade dos serviços oferecidos e até alguns setores podem ser postergados.

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Considerando as dicas acima na concepção do Projeto de Equipagem acreditamos ser possível chegar a um planejamento orçamentário bem mais adequado às necessidades e em coerência com a disponibilidade financeira.

Ficaremos felizes com qualquer comentário sobre este post neste blog e será um prazer responder qualquer pergunta ou enviar maiores informações sobre como fazemos este trabalho aqui na Equipacare Engenharia.

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