Dicas para controlar equipamentos de terceiros em seu hospital

A utilização de equipamentos de terceiros é uma prática presente em todo hospital e, em especial, para aqueles aparelhos que não têm seu uso contínuo e podem ser requisitados conforme agendamento do procedimento ou em caso de contingenciamento (backup). 

O que são equipamentos de terceiros

São situações consideradas como “equipamentos de terceiros”, sempre que ocorrer o uso sem que o bem seja de propriedade do hospital, em especial os seguintes casos:

• Aluguel: o locador (terceiro) sede o uso do equipamento ao locatário (hospital) perante o pagamento de uma taxa;

• Comodato ou consignação: semelhante ao aluguel, porém a cobrança da taxa está vinculada à utilização de insumos/consumíveis;

• Demonstração: durante processo de aquisição, pode ser solicitada a demonstração para que os usuários testem o desempenho do equipamento;

• Empréstimo: frequentemente são trazidos para o hospital, principalmente para o centro cirúrgico, equipamentos dos próprios médicos ou de empresas fornecedoras. 

Também já falamos aqui no blog sobre a necessidade de que todo hospital tenha formalizado o seu Plano de Contingência para os Equipamentos Médicos, minimizando o impacto das situações inesperadas. Para elaboração do plano, é extremamente útil poder contar com empresas e hospitais parceiros que possam ceder equipamentos (empréstimo, aluguel, etc) em caso de necessidade.  

Quem tiver interesse de saber mais sobre contingenciamento, é só conferir no post Plano de Contingência – Dicas e Passos para Elaborar. E para saber mais sobre quais equipamentos considerar no seu plano, recomendamos utilizar o Cálculo da Criticidade como esclarecemos no post “Como Priorizar a Manutenção de Equipamentos Médicos Pelo Método Criticidade“.

O uso de equipamentos de terceiros e as boas práticas para o controle desses equipamentos desde o momento em que são entregues no hospital até a sua devolução são, muitas vezes, um desafio para as instituições, já que não se tem informações completas do seu estado de conservação e funcionamento, o que pode representar um risco potencial para a segurança do paciente e usuário. 

Há ainda situações em que os equipamentos de terceiros não detém registro na ANVISA, deixando de atender, por exemplo, aos padrões das normas vigentes. 

Sendo assim, enumeramos a seguir alguns itens que merecem atenção dos responsáveis pela gestão do parque de equipamentos, são eles:

1. O teste de segurança elétrica previne a exposição de pacientes ou usuários a choques por correntes de fuga que ocorrem pela falta ou falha no isolamento ou aterramento durante Equipamento; 

2. Verificar registro do equipamento na ANVISA: Equipamentos sem registro na ANVISA, podendo ter sido importado ilegalmente e assim não cumprir com a legislação e normas nacionais de segurança e qualidade, implicando ainda em maior risco jurídico em caso de eventos adversos;

3. Verificar alterações nos aparelhos: podem haver casos em que o equipamento tenha sofridoE alterações em seus projetos, ou seja, modificações de qualquer espécie, o que torna o seu registro (ANVISA) inválido, ou deixando o equipamento susceptível à falhas;

4. Atualização de calibração e manutenção: Equipamentos com a data de calibração ou manutenção preventiva vencidas não confere a garantia de bom funcionamento, o que representa um fator de risco ainda maior para equipamentos de alta criticidade;

5. Acessórios paralelos: Equipamentos com acessórios ilegítimos, isto é, de outra marca ou modelo, pode trazer problemas caso ocorra algum evento adverso, pois a empresa fornecedora do equipamento não irá se responsabilizar por problemas de fabricação;

6. Verificar conformidade e funcionamento dos equipamentos: verificar se há registros de qualquer não conformidade ou se há comprometimento do funcionamento;

7. Requisitos para funcionamento pleno do equipamento: antes habilitar o equipamento para uso certifique-se de que as instalações estão adequadas ou se há insumos necessários, tais como: alimentação elétrica na tensão adequada, adaptador de gases, lâmpadas, pilhas/baterias, outros.

Obrigações da Engenharia Clínica

Durante o uso de equipamentos de terceiros no hospital, é obrigação do setor de engenharia clínica:

• Oferecer, com antecedência, com antecedência, suporte na preparação da área que será instalado o equipamento;

• Garantir que seja seguido o fluxo de entrada de equipamentos de terceiros para garantir que os níveis de qualidade e segurança (descrição do fluxo logo abaixo);

• Garantir que sejam utilizadas as boas práticas de manuseio do equipamento durante o seu uso no hospital, velando para que o equipamento não seja aplicado a fim diverso daquele que se destina;

• Avisar imediatamente o terceiro, sempre que tenha conhecimento de vícios, não conformidades ou mau funcionamento no equipamento;

• Restituir o equipamento ao seu proprietário findo o período de utilização.

FLUXO DE ENTRADA DE EQUIPAMENTOS DE TERCEIROS

Com a preocupação de averiguar a qualidade e segurança dos equipamentos de terceiros, é necessário a adoção do Fluxo de Entrada de Equipamentos de Terceiros: 

1. Os responsáveis pelo setor assistencial ou o responsável pelo serviço de Engenharia Clínica, tão logo tome conhecimento da necessidade ou prevendo evento futuro de entrada de equipamentos de terceiros no hospital, informará antecipadamente ao terceiro disponibilizará o fluxo de entrada do hospital e sobre a necessidade de que o equipamento seja entregue com a antecedência (a definir) e que venha acompanhado de seus manuais operacional e técnico, bem como de comprovante de registro na ANVISA (facilmente impresso diretamente no site do Ministério da Saúde); 

2. O equipamento deverá ser entregue à Engenharia Clínica com pelo menos 8 horas úteis de antecedência do procedimento em que será utilizado, de forma que haja tempo hábil para que sejam verificados seu estado de funcionamento, segurança e registros. Caso a equipe de engenharia clínica possua técnico exclusivo em algum setor, como por exemplo no centro cirúrgico, os equipamentos de terceiros poderão ser recebidos por este técnico no próprio setor desde que haja no local ambiente adequado para a avaliação técnica;

3. Caso a previsão de permanência do equipamento no hospital seja para um mês ou mais, a Engenharia Clínica deverá cadastrar o equipamento no sistema/software de gestão da manutenção e emitir uma etiqueta de identificação diferenciada. Estando o equipamento e seus acessórios em ordem, bem como sua documentação, o mesmo poderá ser liberado para o uso no setor acompanhado de seus manuais;

4. Por outro lado, caso o equipamento não seja entregue dentro de prazo viável para sua avaliação pela eng. clínica, uma declaração deverá ser emita pela Engenharia Clínica para assinatura do responsável médico por sua utilização. Neste post estamos disponibilizando o modelo de documento utilizado na Equipacare – MODELO DE DECLARAÇÃO DE CONFIABILIDADE; 

5. Caso o equipamento tenha sido testado e não tenha sido aprovado pela Engenharia Clínica, devido à não conformidades ou caso não haja registro ativo na ANVISA, esse aparelho não deverá ser utilizado, ESSE APARELHO NÃO DEVERÁ SER UTILIZADO, MESMO SENDO ASSINADA A DECLARAÇÃO DE CONFIABILIDADE PELO MÉDICO, pois representará risco ao paciente e operador. A empresa ou profissional terceiro responsável pelo equipamento deverá ser comunicado para providenciar a retirada/troca do equipamento.

Com essas medidas é possível aumentar a confiabilidade na utilização destes equipamentos pertencentes a terceiros, que de fato são muito bem-vindos pois viabilizam e ampliam a gama de serviços e procedimentos oferecidos aos pacientes.

É com satisfação que publicamos esse post que entrega dicas para Controle do Uso de Equipamentos de Terceiros. Quem tiver maior interesse sobre o tema vale a pena conhecer outros dois posts que já publicamos aqui, que complementam o assunto, seguem os links: 

• Plano de Contingência – Dicas e Passos para Elaborar
• Como Priorizar a Manutenção de Equipamentos Médicos Pelo Método Criticidade.

E como prometido, disponibilizamos para download o Modelo de Declaração de Confiabilidade que usamos aqui na Equipacare, fique à vontade para baixá-lo. Só pedimos que retribua a gentileza citando a Equipacare como fonte, caso utilize em seus trabalhos e apresentações.

Qualquer dúvida que tenha sobre como implantar processos padronizados para qualidade a acreditação de seu hospital, entre em contato com a gente pelo e-mail contato@equipacare.com.br ou pelo WhatsApp (24) 9.8119.1448. 

Por Rodrigo Santos | Superintendente de Serviços