ACREDITAÇÃO ONA PARA EMPRESAS DE ENGENHARIA CLÍNICA: 05 DIFERENCIAIS  

Introdução

O processo de acreditação é sempre um desafio, já que os padrões de qualidade da empresa serão avaliados por um auditor especializado no assunto. Apesar da complexidade e da tensão envolvidas nesse processo, é incrível ver o esforço dedicado por tantos hospitais e empresas de saúde para conquistar o selo de qualidade. Esse selo não só é um símbolo de compromisso, mas também uma garantia de que os pacientes e usuários receberão serviços de alta qualidade, totalmente alinhados com os padrões mais recentes estabelecidos pelas organizações reguladoras. Ou seja, todos saem ganhando, especialmente a saúde do paciente!

A Organização Nacional de Acreditação (ONA) é uma referência nesse contexto. Enquanto os hospitais já estão familiarizados com o mundo das acreditações, a grande maioria das empresas que prestam serviços a esses estabelecimentos ainda estão iniciando o caminho rumo à obtenção desse selo de qualificação, isso porque o processo de acreditação para as empresas prestadoras de serviços hospitalares começou há pouco tempo.

Organização Nacional de Acreditação

A ONA estabelece dois manuais diferentes e, consequentemente, duas certificações distintas para as empresas do mercado: um específico para as empresas prestadoras de serviços de saúde, como hospitais e clínicas, e outro para as empresas terceirizadas que prestam serviços de apoio a esses estabelecimentos.

Vou explicar melhor com exemplos:

Um hospital, que recebe e atende os pacientes, se enquadra como uma empresa Prestadora de Serviço de Saúde. Portanto, ela promove a saúde direta ao paciente, e por isso se enquadra no Manual OPSS, que possui 3 níveis de certificação: (1) Acreditado, (2) Acreditado Pleno e (3) Acreditado com Excelência.

Já a empresa a terceira que presta serviço ao hospital, é considerada um Serviço de Apoio a Organizações de Saúde. A Equipacare, por exemplo, empresa de Engenharia Clínica e Hospitalar, é um Serviço de Apoio à organização de saúde e é auditada pelo Manual do Selo de Qualificação, que possui somente 1 nível: o Selo de Qualificação, mas que se equipara ao nível 3 do Manual da OPSS (Acreditado com Excelência).

A Equipacare passou pelo processo de acreditação em 2024 e se tornou uma empresa com o Selo de Qualificação ONA tendo ainda recebido 4 pontos de SUPERA (quando o processo existente supera o padrão estabelecido e se destaca).

Foi um processo que mobilizou toda a empresa, seus diversos setores, e essa conquista tão sonhada é mérito conjunto das equipes de todos os setores.

Por essa razão, elaboramos este post com 5 exigências do processo de acreditação que garantem que uma empresa de Engenharia Clínica acreditada, assim como a Equipacare, tenha importantes diferenciais para o ser uma escolha assertiva para seu hospital!

1 – Sistema de Gestão da Qualidade

O Setor de Qualidade é o coração do processo de acreditação, desempenhando um papel fundamental na implementação e manutenção de boas práticas dentro da organização.

Sem um setor de qualidade bem estruturado e definido, a aplicação eficaz dessas práticas torna-se praticamente impossível, já que é responsável por acompanhar de perto todo o processo de acreditação, assegurando que cada etapa seja cumprida conforme os padrões estabelecidos.

Além disso, o Setor de Qualidade garante a aplicação contínua das políticas, processos e ações, promovendo uma cultura de melhoria constante e excelência.

Ele atua como um guardião da qualidade, monitorando e avaliando regularmente o desempenho organizacional para identificar áreas de melhoria e implementar as devidas correções.

Dessa forma, contribui para a credibilidade e reputação da instituição, proporcionando maior segurança e satisfação para todos os envolvidos.

2 – Políticas Institucionais

Políticas institucionais são as diretrizes, normas e procedimentos estabelecidos por uma organização para governar seu funcionamento e comportamento, garantindo que todos os membros saibam o que se espera deles e como devem proceder em diferentes situações. Elas ajudam a prevenir e resolver conflitos, a proteger a organização e seus membros, e a promover uma cultura organizacional positiva e produtiva.

As políticas institucionais são os principais pontos exigidos durante o processo de acreditação. Isso garante aos clientes que todas as ações, posturas, comportamentos e cultura da empresa estejam descritos, regulamentados e acompanhados em forma de processos. Em outras palavras, os gestores da empresa não só criaram processos para ficarem no papel, mas também vivem na prática as boas práticas descritas nessas políticas.

Política de Gestão de Qualidade, Política Financeira, Política de Comunicação e Política de Gestão de Pessoas são alguns exemplos das principais políticas que regem uma organização com o padrão estabelecido pela ONA.

3 – Mapeamento de Processos

Para que as políticas não fiquem apenas descritas no papel e sejam aplicadas na prática, é necessário entender todos os processos e fluxos que são utilizados na organização. O mapeamento de processos é uma técnica usada para identificar, documentar e analisar as etapas e atividades de um processo.

Entende-se como processo o conjunto de ações necessárias para a conquista de um objetivo pré-estabelecido. Os processos possuem entradas e saídas, sendo elas de posse de fornecedores e clientes, respectivamente, como ilustrado na figura a seguir.

O processo é tido como a transformação das entradas (cedidas por um fornecedor), nas devidas saídas (concedidas a um cliente). A citada “transformação”, está relacionada às diversas atividades necessárias para a execução do processo. Podem participar do procedimento informações, produtos e/ou serviços, estando tais itens associados às entradas, ou saídas.

Dentro de uma mesma organização existem fornecedores e clientes internos, como por exemplo: o setor interessado na contratação de um funcionário deve orientar ao setor de Recursos Humanos os requisitos para preenchimento da vaga. Nesse caso, o processo “contratação” foi identificado e possui seus fornecedores e clientes bem definidos.

Uma vez que todos os processos foram identificados e mapeados, é hora de desenhar o Mapa de Processos. Este é um diagrama ou fluxograma que representa todas as etapas envolvidas no processo, proporcionando uma visão clara e detalhada do fluxo de trabalho.

Já o desvio de processo é o risco, podendo ser classificado como todo tipo de falha, erro, ou dano ocasionado devido ao não cumprimento do planejado. Portanto, o mapeamento de processos é a base para a elaboração da Gestão de Riscos da empresa.

Nesse caso, determina-se que a Gestão de Riscos tem como propósito avaliar previamente quais os potenciais desvios durante a execução dos variados processos, relacionados ao emprego de tecnologias no contexto da saúde.

4 – Interação de Setores e Monitoramento de Não Conformidades

A interação entre setores da organização nada mais é que a aplicação do mapeamento de processos. Para garantir que todos os setores estejam engajados e a par de todas as decisões, é feito um Contrato de Interação de Setores com todos os processos envolvidos por eles e, caso algum dos setores descumpra algum requisito acordado, o Setor de Qualidade abrirá uma Não Conformidade de processo.

Como exemplo da interação entre setores, podemos citar o fluxo do início da prestação de serviço de Engenharia Clínica:

• O nosso cliente final é a instituição na qual contratou os serviços da Equipacare, mas antes desse momento existe uma troca de informações internas da empresa. Assim, quando o cliente aceita a proposta, seguimos com os trâmites contratuais e, nesse momento, o setor jurídico, operacional e financeiro da empresa se tornam os clientes do setor comercial, que é quem fornece as informações.

Esses prazos para recebimento das informações e a forma de compartilhamento são descritas nos contratos de interação de cada setor envolvido no processo.

As não conformidades são acompanhadas pelo Setor de Qualidade da empresa e, a depender da gravidade da infração, são incluídas no Plano de Melhoria da Qualidade, que é acompanhado pela alta administração.

5 – Gestão de Indicadores e Melhoria Contínua

No momento da definição das Políticas Institucionais, é necessário ter em mente qual o principal indicador associado a cada política. Embora possam existir diversos indicadores de acompanhamento, é essencial determinar qual é o núcleo central do documento, ou seja, seu principal objetivo.

Este indicador central deve refletir a meta primordial que a política visa alcançar, servindo como um guia claro para todas as ações e decisões subsequentes. Ao focar nesse objetivo principal, a instituição pode garantir que seus esforços estejam alinhados de maneira coesa e eficiente, promovendo uma implementação eficaz e mensurável das políticas estabelecidas.

Através disso, pode-se elaborar um relatório com todos os indicadores listados, facilitando o monitoramento e a avaliação contínua do impacto das políticas, permitindo ajustes e melhorias conforme necessário para atingir os resultados desejados.

 Assim, na Equipacare, cada unidade de negócio tem seus próprios KPI’s – Key Performance Indicators, que são acompanhados mensalmente pelas respectivas equipes para verificar o cumprimento das metas e do Planejamento Estratégico ao longo do ano. As reuniões mensais são realizadas com a alta administração e buscam entender os indicadores não alcançados, traçar o plano de ação e buscar melhorias.

Considerações Finais

Apresentamos os 05 principais diferenciais de uma empresa acreditada pelo padrão ONA como a Equipacare. É importante destacar que diversos requisitos, documentos e setores estão envolvidos nesse processo, impactando significativamente no resultado. A acreditação está intimamente ligada ao setor de qualidade, por isso selecionamos os diferenciais com base nesse aspecto. No entanto, é fundamental reconhecer que os processos financeiros, administrativos, contábeis e de gestão de pessoas também são essenciais para a obtenção do Selo de Qualificação.

Vale ressaltar que a Equipacare, por atuar há muitos anos em Hospitais acreditados, já estava habituada e adequada ao padrão ONA em todas as suas operações de engenharia clínica. Quando assumimos uma nova operação, por exemplo, em um dado Hospital, realizamos a implantação do padrão ONA I em apenas 3 meses e a implantação de todos os padrões para ONA III em até 6 meses. Isto é uma grande vantagem para os clientes, um verdadeiro “atalho” para qualidade.     

Caso você tenha interesse em conhecer mais como a Equipacare pode ajudar seu hospital a adequar os processos de engenharia aos padrões de acreditação, entre em contato com nossos consultores que teremos o maior prazer em servir.

Segue contato direto para o WhatsApp: (24) 98119.1448. 

Para nós, sempre é uma honra participar com nossos clientes da construção de níveis de excelência em prestação de serviços da área da saúde.