AS FASES DE IMPLANTAÇÃO DE UM SETOR DE ENGENHARIA CLÍNICA

A engenharia clínica é um dos setores essenciais para o bom funcionamento de um estabelecimento de saúde e a Equipacare está há mais de 15 anos atuando na implantação e melhoria contínua desse setor. Dessa forma, por termos tido a oportunidade de implantar dezenas de setores de engenharia clínica em todas as regiões do Brasil, consolidamos ao longo dos anos uma metodologia de implantação divida em 04 fases, permitindo priorizar os processos, capacitar e treinar as equipes e buscar melhorias de acordo com as novas tecnologias e atualizações do mercado.

Mais do que ter um programa de qualidade com processos, conseguir organizá-los em uma metodologia clara, definindo por onde começar (“comece por aqui”) e qual sequência seguir, permite gerenciar os prazos e prioridades e ter ainda maior garantia de sucesso na implantação.

FASES DE IMPLANTAÇÃO

Aqui na Equipacare, como já dito acima, organizamos a implantação em 04 fases, cujo cronograma permite estabelecer uma engenharia clínica padrão ONA1 em apenas 03 meses e padrão ONA3 em no máximo 06 meses. E isto é realizado com alta taxa de sucesso, mesmo para equipes novas (recém-contratadas).

O cronograma de implantação deve seguir a sequência das fases:

1. ESTRUTURAÇÃO
2. PLANEJAMENTO E INÍCIO DAS MANUTENÇÕES
3. GESTÃO DE TERCEIROS E FORNECEDORES
4. GESTÃO DA INCORPORAÇÃO TECNOLÓGICA E PROCESSOS DE MELHORIA

Fase 1 – Estruturação

A primeira fase da implantação de um setor de engenharia clínica é a estruturação. Nesta fase, é essencial contratar os profissionais adequados, definindo seus papéis, responsabilidades e escalas de atendimento, e adquirir os materiais físicos necessários, como ferramentas, EPIs, analisadores, simuladores e demais instrumentos de trabalho. Também é importante organizar o espaço físico do setor de engenharia clínica para garantir um ambiente de trabalho seguro e eficiente.

Uma das atividades mais importantes nesta fase é o levantamento do inventário dos equipamentos médico-hospitalares existentes na instituição, a fim de obter um conhecimento completo sobre o parque tecnológico e permitir o desenvolvimento de um plano de manutenção adequado.

Além disso, deve-se definir o escopo do setor de engenharia clínica, quais equipamentos e áreas serão contemplados e alimentar isso em um sistema de gestão informatizado, que permita a organização e o monitoramento das atividades do setor. Por fim, é importante que todas as informações sejam documentadas e arquivadas de acordo com os padrões definidos para facilitar a comunicação interna e externa.

A fase de estruturação é fundamental para garantir uma base sólida para o desenvolvimento das atividades subsequentes do setor de engenharia clínica, e o seu planejamento cuidadoso pode contribuir significativamente para o sucesso da implantação.

Fase 2 – Planejamento e início das manutenções

A segunda fase da implantação de um setor de engenharia clínica é o planejamento e a execução da manutenção. Nesta fase, a equipe técnica deve elaborar o plano de contingência de equipamentos e estabelecer os cronogramas de manutenção programada, incluindo calibrações, manutenções preventivas e testes de segurança elétrica, bem como as prioridades de atendimento.

Além disso, é importante definir as rotinas de inspeção diárias e semanais, a fim de identificar possíveis problemas nos equipamentos de forma precoce. É fundamental também estabelecer um fluxo de atendimento para chamados de manutenção corretiva, priorizando de acordo com o nível de criticidade de cada família de equipamentos.

O estabelecimento da periodicidade das manutenções programadas e a priorização do atendimento corretivo devem estar de acordo com o nível de criticidade de cada família de equipamentos, a fim de garantir a eficiência dos atendimentos aos chamados e reduzir o risco de falhas e equipamentos parados.

O planejamento cuidadoso da manutenção é essencial para garantir que os equipamentos estejam sempre em bom estado de funcionamento, aumentando a segurança dos pacientes e a qualidade dos serviços prestados pela instituição.

Por fim, é importante estabelecer uma rotina de registro de ocorrências e garantir que todas as ações estejam alinhadas com as normas e regulamentações vigentes.

Fase 3 – Gestão de terceiros e fornecedores

A terceira fase é realizar a gestão de terceiros e fornecedores, fundamental para garantir a qualidade e segurança dos serviços. Primeiramente é preciso estabelecer uma metodologia de controle e gestão dos equipamentos de terceiros, como empréstimos, aluguéis e comodatos, em especial dos equipamentos de alta complexidade, a fim de garantir que eles estejam em boas condições de uso e que sejam operados de acordo com as especificações do fabricante.

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Também nessa fase é previsto o estabelecimento de metodologia padronizada para seleção, cadastramento e avaliação da qualidade do nível de serviço de cada fornecedor que se relaciona com a engenharia clínica, bem como acompanhar os prazos de vencimento dos contratos. Dessa forma, é possível identificar os fornecedores mais confiáveis e eficientes para a realização dos serviços de manutenção e reparo dos equipamentos.

Por fim, é fundamental estabelecer uma metodologia de acompanhamento e gestão dos equipamentos presentes nos setores terceirizados do hospital, quando existirem. Essa atividade inclui auditar os setores para avaliar o estado dos equipamentos, verificar sua calibração e manutenção, além de outras atividades que possam garantir o bom funcionamento dos equipamentos e a segurança dos pacientes.

Fase 4 – Gestão da incorporação tecnológica e processos de melhoria

A quarta e última fase consiste na gestão da incorporação tecnológica e nos processos de melhoria. É importante que a engenharia clínica estabeleça um processo de avaliação contínua das tecnologias utilizadas nos equipamentos médicos, identifique oportunidades de melhoria e possíveis atualizações existentes no mercado. Essa avaliação pode ser realizada em conjunto com outros setores do hospital, como a Comissão de Controle de Infecção Hospitalar e a Comissão de Ética Médica.

Outra atividade relevante são as capacitações e treinamentos, que têm o propósito maior de garantir a máxima preparação dos profissionais da saúde no emprego de suas funções, sejam eles os próprios membros da equipe de Engenharia Clínica, ou os demais colaboradores do conjunto assistencial. Dessa forma, os equipamentos serão utilizados de acordo com as orientações do fabricante, além de reduzir o risco de falhas por mau uso.

A gestão de riscos também é uma atividade importante nessa fase, uma vez que equipamentos médicos podem apresentar riscos à segurança dos pacientes. A engenharia clínica deve estabelecer procedimentos para identificação e mitigação desses riscos, além de monitorar continuamente a segurança dos equipamentos em uso.

Por fim, é importante destacar que a fase 4 também inclui a implementação de um sistema de gestão da qualidade na engenharia clínica, com a definição de indicadores e controles para monitorar a eficiência dos processos e a qualidade do serviço prestado. Isso permite a tomada de decisão baseada em dados e a melhoria contínua dos processos.

Conclusão:

Com base nas informações apresentadas sobre a implantação e desenvolvimento do setor de engenharia clínica em um hospital, podemos concluir que é uma área essencial para garantir a segurança e a qualidade dos equipamentos médicos e, consequentemente, dos atendimentos aos pacientes. Sendo assim, com uma metodologia padronizada, é possível encurtar o cronograma de implantação e ter maior garantia de sucesso ao final.

Como vimos ao longo deste texto, cada fase da implantação traz consigo uma série de atividades que precisam ser realizadas com cuidado e atenção. Ao seguir uma metodologia padronizada, é possível garantir que todas as atividades sejam realizadas de maneira eficiente e que o processo de implantação seja concluído com sucesso.

Além disso, a padronização permite que a equipe responsável pela implantação tenha clareza sobre as atividades que precisam ser realizadas em cada fase e que possam monitorar o andamento do projeto de forma mais efetiva. Isso resulta em uma maior produtividade, redução de retrabalho e melhoria da qualidade do serviço prestado.

Conclui-se, portanto, que a implantação e desenvolvimento de um setor de engenharia clínica é uma atividade complexa, mas fundamental para garantir a efetividade e a segurança no atendimento aos pacientes. A gestão adequada dos equipamentos e a capacitação dos profissionais envolvidos são fatores essenciais para o sucesso desse processo, sendo importante investir em recursos e estratégias para o aprimoramento contínuo desse setor.

Caso você tenha interesse em conhecer um pouco mais sobre a metodologia FixSystem, desenvolvida pela Equipacare para a padronização da implantação de setores de engenharia clínica, entre em contato que teremos maior prazer em mostrar os detalhes!

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