GESTÃO DE EQUIPAMENTOS PARA REDES DE CLÍNICAS

No Brasil observamos o surgimento de relevantes redes de clínicas, impulsionadas por investimentos e fusões e aquisições, criando grandes grupos com unidades presentes em diversos estados do país. Estas redes estão em constante processo de expansão, constituindo operações crescentes e mais complexas.

Apesar do grande porte, quando considerada a rede como um todo, possuem unidades de pequeno porte para prestação de serviços de assistência médica ambulatorial, tratamento renal, quimioterapia, radioterapia ou unidades de exames de diagnóstico por imagem, ou laboratoriais.

Independente das diferenças entre os serviços que prestam, todas elas apresentam um desafio em comum: o gerenciamento dos equipamentos médicos. Como garantir a excelência dos serviços, a padronização dos processos, a otimização de custos e a centralização na gestão, a partir do grande espalhamento geográfico, com muitas unidades de pequeno porte e grande número de gestores regionais?

É certo que para garantir a excelência e bom desempenho dos equipamentos médicos é obrigatória a realização das manutenções preventivas, calibrações, testes de segurança elétrica, manutenções corretivas e atendimento aos padrões da ANVISA e das entidades acreditadoras. Aliás, obter certificações para toda a rede é um grande desafio em relação à padronização, especialmente quando não há centralização. Logo, em se tratando de centralização e padronização da gestão dos equipamentos médicos é necessário implantar uma estrutura para gestão central da Engenharia Clínica (EC). Esta estrutura precisa ser eficiente em atender as necessidades, mas mantendo a viabilidade financeira, já que seu custo operacional é rateado por unidades de pequeno porte. Além disso, precisa oferecer informações, controles e suporte estratégico para alta gestão ao nível corporativo.

Isto envolve desafios técnicos e logísticos, e requer uma abordagem de engenharia clínica diferente das que encontramos nos Hospitais.

Dentre as diferenças entre uma EC de hospital e uma estrutura de EC para redes de clínicas é o escopo e a abrangência. Hospitais geralmente possuem uma equipe de engenharia clínica dedicada, ou seja, que permanece alocada em setor dentro do hospital e que precisa atender toda a gama de setores médicos e variados tipos de equipamentos, desde diagnóstico, aparelhos de terapia, equipamentos de apoio, dentre outros.

Já em redes de clínicas, o pequeno porte das unidades não permite que haja equipe alocada em cada uma. Isto requer um aprofundado estudo de eficiência logística (modalidades de deslocamento, estadias, diárias) para definir qual melhor localização posicionar cada um dos técnicos de manutenção, de modo a realizar os atendimentos com a melhor viabilidade financeira. Fora isso, a tendência é que as redes de clínica trabalhem com uma quantidade menor de especialidades médicas, pois geralmente são redes especialidades. Isto permite à engenharia clínica se aprofundar e se especializar mais naquela gama de equipamentos.

Outra diferença relevante para a EC de redes de clínicas é como conseguem realizar a gestão de fornecedores e o acompanhado dos recebimentos e instalações.  Enquanto em hospitais a prática padrão é disponibilizar um técnico para acompanhar presencialmente as visitas dos fornecedores, bem como ter técnicos para receber e acompanhar a instalação dos equipamentos, quando se trata de redes de clínicas isto não é possível na maior parte das vezes já que não há técnicos para todas as localidades. Logo, é necessário haver um trabalho conjunto entre a EC e os gestores das unidades, para haver o registro dos eventos e, ainda, para que a engenharia clínica dê o suporte remoto. Aliás, os meios de comunicação eletrônica e as reuniões virtuais são ferramentas constantes para uma EC gestora de redes de clínicas. 

Leia também: 12 fatores humanos na manutenção de equipamentos médicos

Mas, igualmente aos hospitais, a engenharia clínica para rede de clínicas precisa garantir o gerenciamento dos ativos, com registros informatizados sobre o inventário, histórico de falhas e todos os cronogramas de manutenção programada, incluindo preventivas, calibrações e testes de segurança elétrica.

Neste sentido, a missão da engenharia clínica é a mesma: garantir a segurança e confiabilidade dos equipamentos, e maximizando sua vida útil.

Nas redes de clínicas, as manutenções programadas são realizadas conforme cronograma anual, com a preocupação constante de garantir a otimização dos deslocamentos, o que exige agregar o máximo de serviços nas visitas à cada região. Outra prática para obter maior eficiência logística é a de aproveitar as visitas programadas dos técnicos qualificados, para já identificar potenciais falhas e pendências de consertos, resolvendo dentro do mesmo deslocamento. Ao nível corporativo, a EC para redes de clínicas precisa prover os indicadores de desempenho, bem como os registros unificados de todo histórico. Isto permite não apenas o melhor controle do patrimônio imobilizado, como o apoio às decisões da alta gestão.

Outra necessidade importante ao nível corporativo é que a EC preste apoio às auditorias de cada unidade, respondendo aos questionamentos dos auditores a respeito dos registros, processos e cronogramas. Isto só é possível com o apoio e treinamento dos gestores de cada unidade, bem como pela utilização de meios eletrônicos para acompanhamento remoto das auditorias.

A preocupação com o treinamento dos colaboradores das unidades é uma das maiores atribuições e, demandantes de tempo, dos gestores de engenharia clínica para redes de clínicas, tomando boa parte do seu tempo. Por este motivo, aqui na Equipacare utilizamos recursos como gravação de treinamentos em vídeo e investimentos na nossa própria plataforma de educação EAD (https://equipacare-edu.eadbox.com/ ) .

Ainda falando sobre o suporte estratégico da EC para alta gestão das redes de clínicas, temos a constante demanda por avaliações patrimoniais dos equipamentos, quer seja para fins de fusões e aquisições (M&As) ou para planejamento de investimentos (CAPEX). Isto é um apoio fundamental para a contínua expansão da rede.

Esta centralização e padronização da gestão dos equipamentos da rede de clínicas traz alguns benefícios e retornos muito valorizados, por exemplo:

• Controle único para gerar um banco de dados sobre cada marca de modelo de equipamento, o que permite tomar decisões para padronização tecnológica;

• Constituir um manual de qualidade único a respeito dos processos e procedimentos de manutenção;

• Implantar um único sistema informatizado de gestão dos equipamentos médicos, contendo os indicadores comparativos do atendimento de todas as unidades: produtividade, qualidade, custos e indicadores inventariais;

• Permite gerar relatórios customizados por unidade, por regional ou para toda a rede;

• Garante uma base única para analisar o inventário e classificar o estado de obsolescência e defasagem tecnológica do parque, de modo a gerar relatórios de priorização da substituição, alimentando assim o plano de investimento (capex);

• Permite elaborar planos de contingência para cada unidade, saber como lidar com falhas inesperadas dos equipamentos considerados críticos, estabelecendo protocolos de backup e treinamentos sobre como lidar com as falhas mais comuns;

Em resumo, mesmo com as importantes diferenças de escopo e de desafios entre uma EC de Hospital e uma EC para rede de clínicas, os ganhos e benefícios são tão impactantes que, após implantada tal estrutura, dificilmente seus gestores aceitarão ficar sem isso.

Apesar disto, identificamos que uma boa parte das redes de clínicas do Brasil, pelos desafios logísticos e financeiros aqui listados, ainda não contam com uma estrutura centralizada para gestão dos seus equipamentos. Deste modo, cada unidade da rede precisa lidar individualmente com prestadores de serviços locais, incorrendo em uma grande assimetria de qualidade, despadronização e falta de informação ao nível de rede.

A Equipacare Engenharia é uma das maiores empresas de engenharia clínica do Brasil, com presença nacional e, por já atender grandes grupos de redes de clínicas, se especializou em entregar uma gestão corporativa de maneira eficiente e financeiramente viável.

Conheça mais sobre a Equipacare e nossos serviços para redes de clínicas.