Equipamentos médicos: 6 dicas para uma boa negociação

Um dos motivos da Equipacare ter se tornado a principal empresa de planejamento e implantação de equipamentos médicos do Brasil é a capacidade de negociação dos nossos consultores. Para nós, um bom negociador é aquele que transforma uma negociação distributiva em uma negociação integrativa. Ou seja, que sai da zona da competição tipo ganha-perde, onde prevalece a desconfiança, para uma relação positiva, tipo ganha-ganha, onde se tem ambientes colaborativos focados na convergência dos interesses.

Preparei, então, 6 dicas que ajudam na atuação em negociações.

Dica 1 – Planeje-se para a Negociação de Equipamentos Médicos

O primeiro passo para realizar uma negociação é fazer um planejamento. Nós da Equipacare conduzimos as seguintes etapas antes da negociação:

Passo 1: As etapas de cotação e comparação são realizadas com tabelas de qualificação técnica e comercial. Deste modo, conseguimos montar o quadro comparativo de diversos fatores que enriquecerão, e muito, o processo de negociação. Isto evita que se foque tanto e apenas no preço do aparelho. Questões como manutenção, treinamentos, opcionais etc. são ganhos relevantes.

Passo 2: Depois de fazer toda a análise técnica-financeira, equalizamos as propostas concorrentes, enviando uma Carta de Pré-negociação (ou Carta de Equalização), já informando quais itens precisam ser acrescentados, quais opcionais podem ser retirados e quais condições não atendidas devem ser contempladas. Esta é a etapa em que o fornecedor tem a chance de corrigir as coisas antes de ser desclassificado.

Passo 3: Com a equalização das propostas refinadas, selecionamos como finalistas apenas os fornecedores que atenderam as premissas técnicas e orçamentárias. Propostas superiores a 20% do orçamento, normalmente, são desconsideradas já que mesmo com a margem de negociação, dificilmente se encontrarão competitivas ao final. Exceções para aquelas propostas de grande diferencial técnico, que podem permanecer para uma análise em separado.

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Passo 4: Deixamos os fornecedores finalistas saberem quais parâmetros de custo consideramos em nossa análise de custo total de propriedade, a fim de que possam buscar compensações que gerem o melhor resultado a longo prazo para nosso cliente. Por exemplo: se um equipamento possui um maior consumo elétrico, o fornecedor pode compensar reduzindo a proposta do contrato de manutenção. De outra forma, se o valor de manutenção não estiver competitivo, talvez a empresa possa compensar com maior desconto na aquisição, ou ampliar a garantia ou até mesmo dar desconto no valor de insumos.

Passo 5: Para finalizar o planejamento, estabelecemos metas de negociação para cada item, monetário ou não, utilizando o comparativo do Custo Total de Propriedade e as tabelas de qualificação técnica e comercial.

Dica 2 – Prefira negociar em seu ambiente

Para negociações importantes, de grande volume/vulto, realmente nós não recomendamos que sejam concluídas em ambiente tumultuado como são as Feiras Médicas e Congressos. Também preferimos que estas grandes negociações não sejam feitas no escritório do fornecedor.

Em uma negociação, o ambiente pode ser fator determinante de sucesso. Deste modo, prefira realizar dentro da sua própria empresa, onde estará mais confortável e com estrutura favorável trazendo confiança para negociar.

No entanto, se não for possível agendar a reunião em sua empresa, tente fazer este encontro em um local neutro, onde ambas as partes se sintam tranquilas.

Mas caso tenha que acontecer no escritório da empresa fornecedora, nunca vá sozinho. Sempre leve uma equipe, pois muitas empresas, principalmente as grandes, gostam de se beneficiar do fato de possuir muitos funcionários, ocupando a sala de reunião com pessoas que podem exercer pressão sobre você. O que já não aconteceria caso a reunião fosse em seu escritório, pois você poderia previamente definir a quantidade máxima de participantes. Consideramos que o time ideal é de até três pessoas para cada lado (seis no total).

Dica 3 – Inicie as negociações pelos fatores técnicos

Sempre inicie as negociações repassando todo escopo técnico solicitado (especificações) e quais as condições de fornecimento foram requisitadas. Depois, deixe a outra parte apresentar suas considerações. Isto é muito útil por dois motivos:

• Primeiro porque realmente é comum que algum requisito importante tenha ficado esquecido e este é o momento de posicionar já que pode ter impacto no preço.
• Segundo, porque é sempre bom começar uma negociação reforçando os pontos positivos e de convergência, antes de alcançar os poucos pontos de possível divergência ou maior desafio.  

Somente depois das partes entrarem em consenso quanto ao escopo e condições de fornecimento, inicie a negociação dos fatores de custos.

Dica 4 – Mantenha o foco e tenha parâmetros para justificar

Geralmente uma mesa de negociação está cheia de agendas, prioridades, emoções e egos. Precisamos nos manter tranquilos, usando o respeito e a lógica para fechar o melhor acordo para ambas as partes, com foco nas metas e condições de fornecimento estabelecidas no momento do planejamento da negociação.

Não faça da negociação uma queda de braço! Muitos profissionais com senso competitivo acham que negociação é uma guerra. No entanto, para que você consiga mudar esta visão errada, sempre jogue limpo com a outra parte, deixando claro suas prioridades, condições e necessidades.

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Neste sentido, será sempre melhor para o sucesso da negociação que você tenha como explicar quais parâmetros justificam os seus principais pleitos. Na verdade, é pouco consistente pedir o desconto apenas pelo desconto, do tipo “- Me dê um desconto porque achei caro.”  Esteja pronto para explicar por que achou caro.  

Realmente o ideal é que cada pedido de desconto esteja ancorado em referências, negociações anteriores ou propostas alternativas. Desta forma, haverá maior credibilidade sobre seus os pleitos, maior confiança de que houve critério no que você está pedindo, e não apenas “ambição”.

Caso você perceba que a negociação se tornou uma queda de braço, PARE DE NEGOCIAR! E inicie o processo novamente.

Dica 5 – Último Suspiro

Caso você perceba que a negociação não atingiu a meta estabelecida no planejamento, esteja preparado para pedir algo “fora da caixa” que possa ajudar de alguma maneira a negociação ser finalizada com ambas as partes bem satisfeitas.

Como por exemplo, caso não consiga baixar custo, consiga condições especiais como extensão de garantia, treinamentos extras, acessórios extras, softwares opcionais. Há uma lista extensa, basta estar preparado.

Também procure enxergar pelos olhos da outra parte. Quais fatores “de fora da caixa” poderão ser colocados na negociação para despertar o interesse da contraparte? Reputação? Ter um divulgador da marca? Garantir junto com a venda do equipamento vários anos de contrato de manutenção?

Dica 6 – Registre TODA a Negociação

Registre tudo o que foi negociado e conseguido, posteriormente peça concordância de ambas as partes, através de assinatura de ata da reunião de negociação. Esta ata servirá para elaboração final do contrato de compra e venda. Com o consentimento da contraparte, é possível até mesmo realizar a gravação da reunião.

Considerações Finais

Esperamos que estas dicas tenham sido úteis para organizar suas estratégias de negociação de equipamentos médicos. Com certeza, o mais importante é realizar um bom planejamento e preparação dos fatores negociáveis a partir da comparação das alternativas.

Também faz muita diferença apostar no desenvolvimento das suas soft skills (habilidades comportamentais), pois sem uma empatia e diplomacia não se consegue lidar com pessoas, e sem saber lidar com pessoas não dá para ser um bom negociador.

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